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钉钉为公证行业创造交流平台

启用钉钉后,已有近1000家公证机构加入,钉钉实名制要求提高了信息安全保障。基于钉钉建立的“拉丁鹰公证研究会”,方便了业内人士沟通交流,对行业发展有积极意义。

项目概况

公司名称:拉丁鹰公证研究会

行业领域:政府/事业单位

企业规模:1000人以上

常用功能:企业通讯录、工作群

项目需求:提升沟通效率、建立标准化统一办公平台


拉丁鹰公证研究会是昆明市明信公证处成立的自律组织,“拉丁鹰”之名来源于拉丁公证法系的名称和拉丁国际公证联盟的标识之一——鹰,其成员以该处青年公证员为主,并邀请同城公证处的优秀公证员加入。

钉钉故事

2017年4月14日,拉丁鹰公证研究会为了推广钉钉用于公证书核实,专门在行业公号“公证文选”上推送了一篇题为《想要公证书核实变得简单吗?找钉钉啊!!》的文章,很多公证同仁慕名加入。

几天之后,其中一位朋友专门致电拉丁鹰公证研究会的钉钉管理方,感谢其为行业做出的努力与创新。他讲到,之前他有过很多次核实经历,但每次都至少要花费一天的时间,经常要通知当事人等核实结果出来后再来,但此次核实通过钉钉的通讯录,他迅速找到了需核实公证书的承办人,直接与对方联系并完成了核实,整个过程不足一个小时,大大缩短了当事人的等待时间。他最后表示,希望有更多公证同仁加入进来,让公证书核实网络不留空白。



对公证行业而言,公证书核实是非常重要但又异常麻烦的事情,全国各地近3000家公证处,由于办公电话、场所等的变更,难以形成稳定、有效、全面的联络方式,钉钉的出现使行业通讯录成为可能。目前,已有约1000家公证处享受了钉钉带来的公证书核实便利。

 

段伟

昆明市明信公证处主任









  • 痛点
  • 解决方案
  • 效果




 
  • 异地公证书核实效率低,易让伪造公证书的不法之徒钻空子
  • 证处或公证员进行公证书核实
  • 大大提升了公证书核实的效率与质量







 
  • 行业交流不够广泛
  • 建立钉钉全员群,加强行业交流与互动
  • 行业内互动进一步加强,有助于行业平均服务能力的提高







 
  • 行业风险预警效率低
  • 通过钉钉群、@所有人、公告等功能进行行业风险预警
  • 行业风险即时推送,不给不法分子留有可乘之机






公证书核实准确高效

——在公证书核实方面,使用钉钉前后有何变化? 

段伟(昆明市明信公证处主任):核实效率和准确率都提高很多。以前跨地区的公证书核实,有些情况是,我们知道该公证处的对外电话,但经常占线或打不通,这边当事人还在着急出证,那边的核实不晓得什么时候才能有结果,给公证处的服务能力造成很多困扰。 

还有的情况是电话打通了,把公证书的大体内容告知对方后,但由于一些细节的疏忽,可能导致错误的核实结果。比如不法分子在伪造公证书时仅改动其中的一个小细节、一个名称,都有一定蒙混过关的几率。 

使用钉钉后除了直接拨打电话,同时还可以把公证书拍照发送给核实方,对方核实后会在钉钉界面进行回复。如果事后出现核实错误的,也可以根据系统记录进行追责。

 

行业互动交流有效提高

——钉钉如何促进行业内交流? 

李全息(拉丁鹰公证研究会秘书长):建立钉钉全员群之后,我们确定了几名有理论功底和办证经验,同时又有奉献精神的公证员对钉群进行管理,群中成员每天发到群中的业务咨询,都会及时得到解答,其他群员也可以从中学习。 

除了业务咨询,管理员也会及时将一些行业动态、政策法规、办证指引、理论文章等发到群里,群内学习、交流的氛围非常好。 

另外,由于全员群已超过3000人,为减少人数过多带来的交流不畅,群员可以将群主和管理员设定为“特别关注”,这样一来即便设置“免打扰”也不会错过重要信息。

 

行业风险防控新渠道

——如何使用钉钉促进行业风险防控? 

张瑜明(拉丁鹰公证研究会副会长):在钉钉全员群中,我们会实时发布一些公证风险防控信息。2017年以来,拉丁鹰公证研究会联合行业内精英人士组成公证风控组,至今已发布9期风控意见,包含了投资协议公证、继承公证、顶名购房合同公证、“萝卜章”、股权代持协议公证等,即时指出社会上各类利用公证实施的不法行为,实实在在为大家规避了很多办证风险。



钉钉作为一种全智能的办公交流平台,实现了办公自动化由电脑端向移动端的转变,打破了日常办公中的地域限制,对办公效率的提高以及实现无纸化办公都具有非凡的意义。

 

段伟

昆明市明信公证处主任







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